BASE INSTANCES, VEILLE, COURRIER
Le fonctionnement des instances de votre collectivité (Conseil, vigilances, RH, Elus, CHSCT....) nécessite de classer, partager et diffuser de l'information : compte-rendus, rapports, articles et publications.
En parallèle de la gestion documentaire qualité GED, BlueKanGo met à disposition dans son logiciel BMS® Collectivités de 3 bases distinctes permettant de répondre aux besoins de diffusion et de partage d'informations.
PRESENTATION
Chacune de ces 3 bases (Instance, Veille, Courrier) architecturée en 5 niveaux d'arborescence permet de classer vos documents et d'en donner l'accès sécurisé en fonction de droits et d'appartenance que vous aurez définis (appartenance, expertise, fonction, rôle, service, site, entité....).
Ainsi mis à disposition, les documents sont facilement accessibles par l'utilisation du moteur de recherche du logiciel de GED, étendu audelà du titre, au contenu même du document par la fonction de recherche "Plein texte".
La création ou la diffusion des documents comme leurs changements de version génèrent une alerte documentaire par mail, page d'accueil ou SMS pouvant, suivant paramétrage, s'accompagner d'un émargement preuve de la prise de connaissance du document par le destinataire.
PRINCIPALES FONCTIONNALITES
